作为国内最早践行医药MAH制度的先行者之一，海默尼通过并购跨国制药企业成熟医药资产，实现了企业的飞速发展，现已在香港、台湾、德国、瑞士等多个地区和国家设有子公司，是国内一流、国际知名的生命科技公司。

面对业务的突飞猛进，传统纸质文档+电子表格的管理模式，已严重影响了质量管理工作的提效，并极易造成工作疏漏。为了革新落后的纸质文档管理模式，完成数字化转型，2022年初，重庆海默尼上线了Akso DMS & TMS，在质量管理领域开启了数字化的深度转型。

一、将档案室装进系统，上万份文件轻松查阅

在海默尼内部，有一间超四十平的档案管理室，其中堆积了数以万份的质量文档，以往内部QA人员在进行文档翻阅时，都需要经过繁琐的手续和较长时间的查找，十分低效。

但在数字化时代，质量部门对文档的要求是能够快速、准确的查找和阅读。

借助Akso DMS强大的文档管理功能，海默尼轻松实现了无纸化的文档管理模式，将原本需要一整间档案室的文档都装进了系统。所有质量文件都在系统台账里一览无余，根据文档名称、文档编号、文档类型、所属部门、起草人等不同维度就可以实现精准查找。进入文档详情中，还能快速查看该文档关联的培训、历史版本、升版作废等信息，省去了诸多时间。

除此之外，有了数字化系统，面对审计时也更加从容。以往审计前，经常需要在短时间内整理几十、上百份文件，这通常需要抽调专人，消耗好几天的时间来完成，纸质文档还将面临数据不可信的压力。

而现在使用DMS，系统的数据追溯功能，保证了数据的完整性，通过系统的多维台账管理，也能够在面对审计时更加从容不迫、有条不紊的快速整理出个性化的审计需求台账、5S检索GMP文件

二、数字化的文档中台，分发回收一键管理

“在以前，纸质的分发台账只能通过人工进行更新，分发时需要抱着一大摞文档亲手送达，回收时还会面临文档遗失等风险，管理起来难度非常大。”文档管理员对于纸质化的文档管理十分头疼，文档的分发与回收消耗了太多的精力与时间。

但现在文档的分发、回收、归档、作废都可以在Akso DMS上实现自动化更新，轻松完成文档管理。

文档分发申请从纸质变为线上处理后，流程提效成倍增长，最快只需要几分钟，就可以走完整个流程。申请通过后，系统会自动将文档下发到部门或个人，文档管理员通过系统自动生成的记录标识，就能追溯文档发放人是否下载、是否打印等相关信息。

另外，不管是待回收文档还是超期文档，系统也将开启自动提醒功能，防止工作中出现遗忘。若是文档出现遗失情况，系统将通知相关责任人进行处理，确保一切流程合乎规范。

三、多维培训精细管控，上百人课程高效完成

在海默尼的质量部门，培训是一项繁重的日常工作，培训所需的文档、时间以及课程准备，都是一项大工程。其中，入职培训涉及的文档可能就有上百份之多，即使在入职后，不同职能涉及的培训课程也不尽相同，非常考验精细化培训的管理能力。

以往面授课程+纸质化考核的方式，需要培训管理员统筹协调多方时间，召集人员，尽可能保证一次性完成培训课程，想要做到精细化的同时又要追求高效，几乎是难以完成的目标。

如今，上线了Akso TMS后，需要学习的文档或课程，都可以在系统中快速完成设置，系统将直接通知到相关培训人员，所有课程都能够在电脑或手机上完成统一学习、考核、审查，培训管理员无须专门组织人员进行面授。

培训课程可从人员、部门、性质等多个维度进行针对设置，实现不同人员、不同培训的精细化管理，满足差异化的培训需求。这些不同的培训课程，也都可以在培训可视化矩阵中轻松查看。不管是培训时限，还是完成进度，或是部门培训完成率等，几秒钟内就能快速掌握，即便面对数十人、上百人的培训，也能够在短时间内完成课程培训，掌握培训结果。

在质量部门，文档与培训是既相互独立、又紧密关联的工作环节，但传统纸质化的诸多顽疾，导致这两项工作难以有效关联，还极易出现人为失误。

“Akso的DMS & TMS则很好的将二者结合，将文档和培训转移到线上，能够在保障合规的前提下，为质量管理实现数字化提速。”海默尼质量经理提到，Akso在加速工作流程的同时保证了工作中数据的完整性，用规范的系统流程倒逼管理，彻底解决了纸质化的低效问题与合规风险，为文档管理与培训管理实现了效率飞跃。

后续，Akso也将与海默尼在质量管理领域继续保持深度合作，全面提质增效，树立质量管理数字化转型新标杆。